Primera fase (1975 – 1980)

La ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es decir, un procesador de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta incipiente ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.

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Segunda etapa (1980-1990)

Es en esta etapa donde aparecen diferentes conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de funcionalidades normalmente requeridas. Uno de los mayores inconvenientes que se presentaban en esta época era el de adquirir todo el paquete de funcionalidades ofertadas, aunque únicamente se necesitara una o dos funciones del mismo.

Otro inconveniente era la gran complejidad para formar al personal. A finales de los años 1980, se abaratan los costes en los programas y aumentan las prestaciones de estos de forma espectacular. Es en estos momentos, a finales de los 80 cuando Microsoft introduce la más famosa suite ofimática conocida (Microsoft Office). En 1989 aparece para Apple Macintosh y en 1990 para sistemas operativos Windows.

La ofimática en este punto sigue teniendo una importancia de segundo orden frente a aplicaciones de mayor entidad dentro de la empresa, éstas aplicaciones estaban centralizadas en un gran ordenador central del que dependían terminales sin capacidad de proceso.

En los últimos años 80, como consecuencia de la experiencia adquirida por los fabricantes del sector informático y debido al cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de productos para PC’s, se abaratan los costes y aumentan las prestaciones tanto en soporte físico como lógico de forma espectacular.

Tercera fase (a partir de 1990)

Durante este periodo la ofimática se apoya en ordenadores personales con monitores en color y soporte lógico desarrollado. La información fluye a través de las redes de área local (LAN) y se comparte por todos los miembros de un grupo de trabajo que puede compartir o no un mismo espacio físico. Comienza a distribuirse de forma lógica el trabajo y la información necesaria para desarrollarlo.

La ofimática moderna, está apoyada por PC’s con alta capacidad de proceso, monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de programación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que añadir el auge experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente utilización de redes locales de PC’s.

El equipo lógico se compone de paquetes modulares con una completa interrelación entre sí, productos que comparten información y procesos, pudiéndose adquirir únicamente lo que se necesita.

Aparecen nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario que permiten reducir el tiempo de formación de usuarios al mínimo y surge el concepto de “Trabajo en Grupo”.

Cuarta etapa (a partir del año 2000)

Se comienza a generalizar la utilización de internet como método de trabajo y los sistemas ofimáticos permiten que las intranet se utilicen como espacios de trabajo en dos direcciones, donde los usuarios pueden publicar, compartir, administrar y colaborar documentos en un solo lugar. El beneficio más importante que se puede extraer es que ese contenido de un fichero ofimático puede ser visualizado universalmente por cualquier persona que tenga un buscador.

Otra nueva característica es la aparición de versiones diseñadas para hacer más fácil y simple su utilización con las tareas de rutina y la asistencia mejorada para el usuario.